応募のハードルを下げることで多様な人材を確保する

サービス導入の成果

近年の採用試験について、傾向と課題を教えてください

もともと小城市では、一般の採用試験とは別にスポーツや外国語に秀でた方を採用するための特別枠を設けていました。多様な人材を確保するためには、応募者を広く集めることが重要となります。応募のしやすい環境を整えることは大きな課題となっていました。

採用管理システム Be-SmartとSCOAテストセンター方式の導入経緯を教えてください

まず導入が決定したのはBe-Smartでした。会計年度任用職員という新たに制度がスタートするにあたり、小城市では該当する職員全員を一旦契約終了とし、新たに採用試験を行うことになりました。しかし、会計年度任用職員は職種も多く、応募者も膨大な数になるため、従来のやり方では対応が難しく、初年度を何とか乗り切るためにシステム導入による業務効率化を図りました。Be-Smart導入によって、紙の申込書を処理する仕事が無くなることはとても大きかったです。応募者にとっても手書きで応募書類を準備する必要が無くなり、スマートフォンやパソコンから応募期間中いつでもエントリーできることはとても便利になると考えました。また、自治体専用のシステムということもあり、応募フォームを自由に設定できることも職種の多い会計年度任用職員の採用にぴったりでした。テストセンター方式の導入も応募のしやすい環境を整えるための一環です。応募者が好きな場所で採用試験を受験できることは、応募のハードルを下げるうえで最も効果的だと考えました。試験会場まで行く回数が１回減るだけでも効果は大きいと思います。NOMA総研のテストセンター会場は全国に約300か所あるため、遠方の応募者でも受験しやすくなっています。特段、応募者から会場についての問合せもありませんでした。

導入した効果はどうでしたか？

Be-Smartの導入は期待通りの業務効率化に繋がりました。採用業務全般の手続きがスピーディーになったことは勿論ですが、特に重宝したのが受験者への連絡機能です。従来だと応募者への連絡は電話や郵送が主でしたので手間のかかる作業でしたが、今は必要に応じてすぐにメールすることができます。応募者からの質問もメールで来るのでやり取りがしやすくなりました。時間を気にせず連絡できるので市役所側にとっても応募者側にとっても大変便利です。市役所側にとってはメールの既読機能も大変有難いですね。また、合否連絡の郵送を減らせたこともかなりの負担軽減になりました。今まで合否連絡は試験ごとで郵送していましたが、今は最終合格者のみ郵送しています。応募者一人一人の結果の印刷作業、押印作業、封入作業はとても手間がかかり、特に封入作業は間違いがあってはいけませんのでとても神経を使います。Be-Smartからの連絡は応募者に確実に届くので安心です。郵送の前段階のリスト整備も簡単に行うことができました。

テストセンター方式についても応募のハードルを下げることに繋がったと感じています。受験者数こそ大きく増加はしなかったものの、U・J・Iターン層をターゲットにしていた一部の職種においては、大都市圏からの応募もあり、狙い通りの効果があったと感じています。また、コロナ禍では受験者を会場に集めて採用試験を実施することには大きなリスクがあります。コロナ対策を徹底しながら会場運営する必要がないのでテストセンター方式は本当に良かったです。就職氷河期の採用など年齢上限を大幅に緩和した採用試験も増えてきました。応募者の受けやすさはさらに重要になるでしょう。

今後の課題と展望を教えてください

どの自治体でも優秀な人材の確保が大きな課題となっています。そのためには、まず受験者数を増やすことが重要ですが、応募のしやすい環境を整えるだけでなく、受験者に注目してもらうための広報活動も必要になります。今後、さらに人材の確保が難しくなってくると予想される中で、市の魅力発信を行い、応募者を多く集めることに力を入れていきたいです。また、人物の見極めも課題です。採用しても市の職務になじめなかったり、早期に退職してしまったりするケースなどが見受けられます。そのためには、性格検査の導入や面接官のスキルアップが重要だと感じています。今後も多様な人材を集めるため、応募のしやすい環境を整えながら様々な課題に取り組んでいきたいと思います。

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