那覇市様（沖縄県） | 採用・昇格・人材・組織開発の日本経営協会総合研究所

サービス導入の成果

業務効率化
応募者数の確保

サービス導入のポイント

事務負担の軽減を図るためにBe-Smartを導入
多くの方が応募しやすいようにSCOA総合適性検査を導入

応募者数の確保がここ数年の課題です。試験方式の見直しや環境の整備によって応募者数を増やす試みを図っています。

那覇市における近年の採用試験について、傾向と課題を教えてください。

応募者の確保がここ数年の課題になっています。新型コロナウイルス感染症の影響もあった2020年の応募者数は統計的に見ることができませんが、ここ数年、応募者の減少傾向が著しくなっています。募集の難しい技術職もさることながら、大卒の行政事務職も年々応募者が減少しています。5年間で約100名前後の応募者数の減少がみられる状況です。比較的地元志向が強い人が多い沖縄県内は、公務員人気も高かったのですが、民間企業の積極採用も影響してきているのでしょうか。那覇市以外の市町村でも応募者は減少しているようです。また、技術職については職務経験者採用枠を設けたり、専門試験を廃止するなどの試験の簡素化を図ったりすることによって、ある程度の応募しやすい環境を作ってきました。それでも応募者数は限定的でもあり、打開策とはなっていません。この減少傾向にある応募者をいかに増加させるかが課題になっています。

2020年度にBe-Smartを導入いただいた理由をお聞かせください。

昨年度、那覇市では、主に事務負担の軽減を図ることを目的として、就職氷河期世代採用枠でBe-Smartを利用してみました。
通常であれば、紙で申し込みを受け付けて、受理した書類を整理し、管理して受験票の発送などの業務が発生するのですが、それらをシステム上で行えるようになることに大きな魅力を感じました。募集前から、就職氷河期世代の採用は応募が殺到することも予想され、実際に募集を行うと約1,800名様もの応募がありました。これだけ多くの応募者がチャレンジされる採用枠であるからこそ、できる限り効率的かつスピーディーに対応できる体制を整えたいと考えました。

実際にBe-Smartを導入してみて、いかがでしたか？

応募をオンライン化することにより、期待通り業務の効率化と応募のペーパーレス化を図ることができました。受験票の送付など、業務負担の軽減や発送費の削減に効果があったと感じています。さらに、那覇市では試験の点数の開示請求への対応に大きな導入効果を得られたと思っています。
今回は年齢も学歴も様々な就職氷河期世代の採用でもあるため、学習で習得した知識量を問う一般教養の試験ではなく、思考力によって答えが導き出される基礎能力検査で一次選考を行いました。マークシート方式のSCOA総合適性検査の基礎能力検査です。その結果、多くの方が応募しやすくなったことに対し、採用人数が少ない競争率の高い選考となってしまいました。これまで、第一次試験不合格者のうち、成績開示請求のあった方に対しては、郵送で点数開示をしておりましたが、今回、オンラインで申し込みした受験者については、Be-Smartのマイページから自身の点数が確認できる方法に変更しました。事務負担軽減や郵送のコスト削減はもちろんのこと、点数の開示請求への対応は、誤った内容を伝えてはいけないものでもありますので、慎重な事務対応が求められます。Be-Smartでは、システム上で個人の得点を抽出し、システムを介して安全に開示ができるため、リスクの回避としても大きな効果をもたらしたと感じました。

2021年度はすべての募集枠でBe-Smartを導入いただき、さらに技術職などでテストセンターもご活用いただく予定ですが、そのねらいは何ですか？（インタビュー当時）

昨年度の就職氷河期世代採用の時には、オンラインでの応募ができない方もおられるのではないかと思い、Be-Smartだけでなく郵送や持参での応募も受け付けていました。でも、実際には郵送や持参で応募してきた方はあまり多くなく、今年度の募集はBe-Smartに一本化することにしました。市役所の業務もあらゆる点でシステム化が進んできているため、採用活動を行う職員も、今後職員として採用される応募者の方も、システム化には積極的に対応していくべきだといった意図もあります。
一方で、オンラインで応募できる環境のない方には、市役所の庁舎内で入力や応募をしていただけるよう準備もしています。さまざまな方が応募しやすいような環境を用意することも、より多くの方の応募につながるものだと考えています。テストセンターでの試験の実施については、会場準備や試験実施のための職員確保といった採用業務の改善という目的もありました。でもそれ以上に、応募者の皆さんに試験を受けていただきやすい環境を用意するといったねらいがあります。今年度も新型コロナウイルス感染症の影響で移動の制限もあるでしょうし、在職中の県外在住者の方や県外の学校へ進学した方のUターン・Iターン希望者も受験しやすい試験方法を導入しようと考えたためです。実際に、募集中の段階から、県外に在住する方からのお問い合わせが例年よりも増加しました。

今後の課題や展望とNOMA総研への要望をお聞かせください。

今後、あらゆる業務のシステム化が進む中で、採用においても応募者と人事課双方の利便性が向上するよう、できる限りの効率化を図りたいです。Be-Smartでほとんどの職種の応募をオンライン化することができたため、今後はより多くの職種においてテストセンターでの採用試験や新しい選考方法でも導入していきたいと考えています。NOMA総研には、テストセンター会場や、さまざまな試験や選考方法など採用活動におけるサービス全般の充実化を期待しています。