【津市自治体導入事例】Be-Smart導入で採用試験の業務効率化と応募者数増加 | 採用・昇格・人材・組織開発の日本経営協会総合研究所

サービス導入の成果

業務効率化
応募者数の確保

サービス導入のポイント

Webでの応募申し込みへの切り替え
応募者数の増加
業務効率化の重要性

年々減少する応募者数確保のため、令和3年の採用試験で、試験日程の前倒しや東京会場での試験実施など新たな取り組みを行いました。また応募者目線に立ち、応募方法も従来の紙でのお申し込みからWebでのお申し込みへ変更しました。

令和3年度から職員採用管理システム Be-Smartを導入したきっかけを教えてください

津市役所

受験者数のうち、新卒者の受験者がどんどん減少していくなかで、応募者数を増やして、優秀な人材を確保したいと考えたことがきっかけです。民間企業ではインターネット応募が主流で、自治体においてもインターネット応募が増加しており、応募者にとってもスタンダードになっているのが現状です。

本市の職員採用試験についても、申請書の郵送や証明写真の添付、返信用封筒の用意等の応募者の申し込み時の負担を減らすことで、応募をしやすい環境をつくりたいと考えました。

受験者数の確保という観点でいくと、その推移はいかがでしたか

令和2年の事務職の応募者数は414人でしたが、Be-Smart導入後の令和3年6月の事務職の応募者数は746人となり、332人増加しました。事務職以外においても、ほぼすべての職種で応募者が増加しました。

これまで9月に行っていた試験を6月に前倒しで実施したことも応募者数増加の一因と考えていますが、全国からWebで24時間気軽に応募ができるようになったため、Be-Smartの効果も大きかったと考えています。

また、気軽に応募がしやすくなった反面、受験に来てくれる方が少なくなるのでは？という懸念もあったのですが、予想に反して、1次試験の辞退率は例年と比べると少し低いくらいで、当初想定していた懸念も払拭されました。

その他、導入して良かった点はございますか

24時間インターネットでの受け付けができるようになり、PRにつながりましたし、新型コロナウイルス感染症に伴う急な会場変更や大雨等による災害時などの緊急連絡がスムーズになりました。これまでの緊急連絡時は、応募者のメールアドレスを入力し、メールでお知らせし、さらに応募者から返信してもらうことで、連絡が通じたかどうかの確認を行っていました。

Be-Smartではメールの一括送信や既読機能があるため、これらの多くの作業が不要となり、だいぶ効率的になりました。また、紙で応募のあった応募者情報をこれまではエクセルへ入力していたのですが、このような作業をする必要もなくなり事務負担の軽減にもつながりました。

今後の展望についてお聞かせください

令和3年度　津市職員採用試験募集要項

令和3年度は、試験時期の前倒しや申し込み方法の変更など、応募者数を増やすための新しい取り組みを行いましたが、これに伴い、一番影響が出る応募者や大学等への周知についても力を入れて行ってきました。これらの取り組みにより応募者数の増加につながりましたが、試験回数や応募者数が増加することで、それに係る業務負担も増えるなど新たな課題も見つかりました。

また、技術職の人材確保やコロナ禍での採用試験の在り方など、今後の採用試験の在り方についてもさまざまな検討課題があると考えていますので、引き続き応募者への負担軽減と職員側の事務負担の軽減に関する取り組みを踏まえ、優秀な人材確保につながる施策を考えていきたいと思います。