釧路市様（北海道） | 採用・昇格・人材・組織開発の日本経営協会総合研究所

サービス導入の成果

業務効率化
応募者数の確保

サービス導入のポイント

応募者数確保のためのオンライン活用
採用選考の電子化と一元管理による業務改善
市役所の仕事を知ってもらうための取り組み

紙から電子、オンライン化へと時代の流れが進むなかで、採用管理システム Be-Smartを導入し、応募受付から内定までを一元管理、応募者の利便性向上による応募人数の確保と職員の業務改善に取り組まれています。

近年の採用活動における傾向と課題を教えてください

受験者数の確保が一番の課題と考えています。当市では、ここ10年くらい大学卒事務職で概ね120～130名ほどの応募がありました。令和2年度はやや少なく、令和3年度でまた戻ってきた、という傾向があります。それを今後どれくらい増やして、母集団を形成していくかが課題です。

応募者は釧路を中心に道東や道内関係者が多く、本州から来る方はごく少数です。応募者はみなさん併願受験をされているようですので、受験者数の確保とともに併願による内定辞退増の問題を解決していきたいと考えています。

専門職の採用活動はいかがですか

釧路市も全国と似た傾向で、土木職などでは必要数を集めるのに苦労しています。今年は一定数の応募があったので、採用につながればよいなと希望を持っています。もともと釧路市に興味を持ってくれていて、市で行ったインターンシップに来てくださった方からの応募もありました。大学側もインターンシップには力を入れていて、単位を付与しているところもありますので、積極的に取り組みたいと思います。それ以外にも応募がありましたので、地道な活動を積み重ねてきたことの結果が出てきていると思います。

応募者の確保以外ではいかがですか

採用を担当して4年経ちますが、市役所の仕事を深くは知らないまま受験している学生が多いように感じます。せっかく入ったのに若くして辞めていく方もおられ、市にとってもご本人にとっても、もったいないと感じています。そこで、市役所の仕事を知ってもらう機会として、オンラインを活用し堅苦しくない雰囲気で、採用に向けた30分程度の事前相談会を実施しています。

オンラインを積極的に活用されているなかで、Be-Smartを導入されたきっかけを教えてください

紙からの電子化が前提としてありました。これまでは紙で応募申し込みを受け付けていましたが、もうそういう時代ではないだろうと感じていて、そうした時に情報誌『自治体通信』を見てBe-Smartを知りました。さっそく情報を集めて、他の自治体の事例とも比較しましたが、職員採用に特化したシステムであるBe-Smartが良いと思いました。

実際に導入してみていかがでしたか

これまでは紙で提出された応募申込書を職員が入力して受験票を発行し、合否通知も紙で郵送していましたが、これらがすべて連絡機能のメールで代替できました。特にコロナの関係で会場の取り扱い変更についての連絡が必要になった時、非常に効率的な方法で進めることができ、既読機能も役立ちました。今年入った職員からも、受験にあたって使い方が難しいとは感じなかったと聞いています。操作方法に関する問い合わせも少なく、応募者にとっても利用しやすいシステムだと思います。

Be-Smartで特に便利と感じた機能はございますか

CSV取り込み機能は、とても便利で楽です。IDをキーにして応募者への連絡を差し込むことができ、取り込みも早かったです。また、受験票の発行もスムーズに行えています。さらに連絡機能の一斉送信ではひとりひとりに違うメッセージを送ることもできて、とても便利です。自分の世代だと公務員試験の申し込みは紙に書くのが普通で、合格通知も紙でもらうのが一般的でした。それらがメールに代わって大丈夫なのかと導入当初は不安に感じていましたが、今の若い世代の方たちは普通に受け入れてくれています。今後、公務員試験を受ける方たちにとっては良い仕組みだと思っています。

Be-Smart導入時に、紙での運用にこだわる意見はありましたか

受験者は10代～20代が多いので、保護者の方から紙で何かもらえないのか？という問い合わせもありました。応募者の親世代にはまだ、紙のイメージがあったようです。市役所の仕事もまだ紙が多く、すべてが電子化されているわけではないため、紙の方が安心するという気持ちもわかります。ただ、採用選考は若い世代が対象で年配の方の利用もないことから、電子化のハードルが低く、導入を進めやすかったと思います。