採用管理システム活用による業務の効率化

サービス導入の成果

近年の採用選考について教えてください。

例年5月に募集し6月に試験を実施しています。また定員に達していない職種については11月頃に追加募集を行っています。
これは臨時扱いですが、ここ最近は定例化しており採用計画の見直しをしているところです。

ご導入の経緯を教えていただけますでしょうか？

DXの流れやコロナ禍を経て、全庁的に行政手続きを電子化する方向になってきています。採用選考においても、昨年度より試行的に応募を紙から電子申請に切り替えていました。デジタル庁の「ぴったりサービス」や、市のホームページの問い合わせフォームなど、いくつかの電子申請機能を活用しました。しかし、これらは一方通行で申請のみしかできず、データをダウンロードした後はメールなどでやり取りしなければならないため、不便さを感じていました。連絡含めてそれらを一元的に管理し効率化できる仕組みを探していたところ、NOMA総研の採用管理システム Be-Smartを知りました。

導入した効果や、便利に思った機能についてお聞きしたいです。

受験者側にとってオンラインで申し込めることだけでも利便性は高まっていると思いますが、Be-Smartではさらに提出した履歴書（エントリーフォーム）の間違いなどもシステム上で修正することができます。従来の電子申請だと修正に関してのやりとりが多かったため、この機能は自治体側にとっても便利です。これまでは申し込みだけがオンラインでした。そのため、連絡に関してはメールソフトを使いその都度メールアドレスをリスト化したり文面をコピー＆ペーストしたりして送信する必要があり、このひと手間が不便でした。Be-Smartではあらかじめ連絡テンプレートを登録しておけば、送信時にそれを選ぶだけなので効率化できました。連絡テンプレートには差し込み文字を自由に設定できる項目があるため、面接日時など応募者ごとに異なる情報を登録して活用しています。

Be-Smartを今後どのように活用していきたいですか？

今年度から導入しているためすべての機能を使いきれておらず、電子化も過渡期ということもあり今後使い方の整理を進めます。例えば合格通知は試験ごとに紙で送っていますが、これらも引き続き電子化を検討したいと考えています。また本エントリーに至らない方々への働きかけも、母集団形成の上で重要なため模索していきたいです。

最後に今後の採用選考についての展望をお聞かせください。

Be-Smartの活用で業務の効率が上がっていますが、試験の実施方式についても今後はテストセンターを活用するなど試験業務の効率化を進めていきたいです。併せて質の高い採用試験を実施するためにも、受験者を増やす取り組みや辞退を防ぐような確保対策などへのシフトチェンジが必要だと感じています。例えば民間の求人サイトへの掲載など広報にも力を入れていますし、申し込みされた方へ、実際に受験していただけるようなアプローチといった工夫もしていきたいと考えています。

導入サービス

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