大村市(長崎県） | 採用・昇格・人材・組織開発の日本経営協会総合研究所

サービス導入の成果

業務効率化
応募者数の確保
受験者の
利便性向上

サービス導入のポイント

テストセンター方式導入による本人確認
応募者の連絡や管理が効率化
インターネット環境で動画確認が可能

NOMA総研のテストセンター方式と職員管理システムBe-Smart、Web面接サービスharutakaを導入することで、応募者の利便性向上と業務効率化を実現。特に本人確認の問題が解消され、公平な採用試験が可能となりました。

NOMA総研サービスをご利用いただいた経緯を教えてください

上：新大村駅　下：大村公園（玖島城跡）

元々は、新型コロナウイルスへの対応で採用試験を試行錯誤しており、そのなかで他社Web試験やWeb面接システムによる録画面接を実施していました。
Web試験は本人確認の問題があり、なりすまし防止対策として1次試験だけでなく、3次試験の対面面接時にも同じWeb試験を実施していました。この方法だと手間も費用もかかってしまい、効率も良くないため、別の方法を模索していました。そこで検討したのがNOMA総研のテストセンター方式です。また、応募受付を全て紙で行なっていましたので同じタイミングで職員管理システムBe-Smart導入による業務効率化を進めることにしました。

録画面接はコロナ禍でも面接回数を減らすことなく、人物重視の採用を行うために導入しました。録画面接であれば、面接官が複数いても時間の調整がしやすいですし、応募者にとっても時間を気にせず実施できるため、双方にとって良い方法だと考えました。

最初に利用していたWeb面接システムでは動画の長さに制限はありませんでしたが、複数課題を設定しても1本の動画で全てを撮影する必要があり、応募者から不満の声もありました。また、料金体系もチケット制だったため、購入しても使用しないという無駄も発生しました。
職員管理システムBe-Smartの導入を検討していたこともあり、システム連携しているWeb面接サービスharutakaへの切り替えを検討しました。

導入後の効果について教えてください

野岳湖

課題であった本人確認の問題が解消された点が良かったです。NOMA総研のテストセンター方式は会場で本人確認と試験監督を行ってもらえるため安心です。大村市内に会場が無いのでテストセンター方式とマークシート方式を併用していますが、遠方からの応募者の負担を軽減しつつ、公平な採用試験が実施できています。

Be-Smartの導入では、人事側の事務負担を大幅に減らすことができました。以前は応募者への急遽の連絡が必要になってもすぐに電話が繋がらなかったり、エントリー内容に不備があった場合は応募書類を送付して修正してもらったりといった手間が発生していましたが、それらが全てシステム上で解決できるようになりました。

メールの既読機能も重宝しています。台風などによる試験延期の連絡といった急を要するものも一斉送信し、応募者の確認状況が管理画面から把握できます。応募者にとっても手書きでの書類作成がなくなり、負担軽減に繋がったと思います。
また、管理職を含めて進捗状況の確認がしやすくなったことも大きいです。これまでは面接資料も直前に渡してその場で確認いただいていましたが、現在は空いた時間に見ていただけているので面接の掘り下げも以前よりできるようになったと感じています。まだ使いこなせていない機能もありますので今後はもっと活用していきたいと考えています。

harutakaの導入では、インターネット環境があればどこでも動画を確認できるようになった点が良かったです。以前のWeb面接システムだと動画ファイルをダウンロードして名前を変更する作業が必要でした。また、Be-Smartとも連携しているので案内や管理が楽になりました。

また、NOMA総研サービスの導入は採用フローの変更にも繋がっています。コロナ禍以前は2次試験と3次試験で対面による面接を実施していましたが、Web面接システムを導入し、2次試験を録画面接に変更しました。直近だと、1次試験でTC方式＋録画面接、2次試験で対面面接という採用フローに変更しています。1次試験から能力と人物像を確認できることは非常に効率的です。これはharutakaが2,000名まで利用できることで検討できた変更です。郵送でのやり取りを減らせたことで試験期間の短縮にも繋がっています。

最近の採用課題について教えてください

課題は応募者数の確保と試験回数が増加していることです。事務職は一定数集まるのですが専門職の確保が難しく、専門職が採れないので試験回数が増えています。若年層の年度途中の退職も欠員解消のために採用試験を実施する必要が出てきますので試験回数増加の要因となっています。また、大村市では昨年12月の条例改正で職員数の定数をあげることができたので追加で採用試験を実施している状況です。

今後の採用活動の展望について教えてください

天正4少年銅像

長く続いたコロナ対応も終息の兆しが見えてきました。今の採用フローは新型コロナウイルスへの対応が始まりでもありますので見直しのタイミングになってくると思います。実際に面接試験は対面重視に戻すべきという声も内部であります。

ただ、応募者の受けやすさ、利便性は大事にしたいと考えています。最終面接でもないのに遠方から市役所まで来てもらうのは応募者にかなりの負担を強いることになり、応募者数の減少につながる可能性があります。運営側としても土日対応や面接官の調整も発生しますので負担が大きくなります。何が1番良い方法なのかしっかり検討したいと思います。