応募者数の増加と事務負担の軽減

サービス導入の成果

これまでの採用に関する課題を教えてください。

当市では、これまで受験申し込みは、エントリーシートをすべて手書きで作成し、それを受験者本人に１週間程度の期間内に市役所に持参していただいて、受付時に面談を実施するという方法で行ってきました。

この方法は、受験受付時から受験者の資質や志望度合いを把握する点で優れているものの、受け付けた後で、エントリーシートの内容に細心の注意を払って職員が情報端末に入力しなければならず人事課の大きな負担となっていました。また、受付時にすべての受験者に面談を実施することは職員の負担が大きいだけでなく、コロナ禍では、人の接触を極力避けるという方針に合わないものでした。

民間企業の多くがWebで採用試験の申込みを実施するなかで、手書きのエントリーシートを作成させるのは受験生にとって負担になっているのではと感じていました。また、特に遠方からの受験者にとって、受験申込みのために来庁しなければならないことは、負担が大きく結果的に受験を断念させているのではないかという懸念も抱いておりました。そのようななか、当市もより多様で優秀な人材を幅広く確保するため、採用試験を変更することにしました。

弊社サービスBe-Smartおよびharutakaをご導入いただいたきっかけについて教えてください。

まず、筆記試験よりも面接試験等に重きをおいた人物重視の採用を実施して民間企業志望者の取り込みを図りました。また、受付時の接触を防ぐため、昨年度は急遽Web面接を実施し、リモートであってもある程度人物を把握することは可能であるという感触を得ていました。そこで令和3年度の採用試験の実施では、エントリーシートのWeb受付を実施し、受付時面談を廃止する。採用管理システムを新たに導入し職員の事務負担を軽減する。受験者と接触する機会が減ることをフォローするため、動画選考を実施する。という基本方針を定め、採用システムの選定にあたりました。いくつかの候補の中からBe-Smartを採用した理由は、①自治体で十分な採用実績を有していたこと②動画選考とWeb面接を一つのシステムで実施可能なこと③試験結果のメール送信が可能であるほか、コスト面で他のシステムより優れていたことが挙げられます。

導入いただいた効果について教えてください。

①については、民間企業と異なり、地方自治体の採用試験では、受験者からの成績開示の請求に対応しなければなりません。単に合否だけではなく、各受験者の試験結果としての点数と順位も記録する必要があります。民間企業向けに開発されたシステムのなかには、合否を記録するのみで、その部分について十分な性能を有していないものがあるのに対し、自治体での豊富な採用実績を有するBe-Smartは、受験者の試験結果の記録に対応していました。

②については、Be-Smartがすでに多くの動画選考とWeb面接の実績があるharutakaと連携が可能で、受験者への案内から実施、結果の記録に至るまでをBe-Smart上で一括管理が可能なことから、職員の事務負担を増やすことなく円滑に実施することができるものでした。

③については、今回、採用管理システムを導入するにあたって、受付時のデータ入力が必要なくなることはもちろんのこと、それまで各採用段階における試験結果の通知を全受験者に対して簡易書留で郵送していたものを、内定通知以外の通知をメッセージ送信することで、職員の負担を軽減するとともに、削減できた郵送コストを採用システムの導入費用に充てたいと考えていました。

Be-Smartについては、受験者が、迷うことなくエントリーシートを作成できるようにシートが構成されており、エントリーシートに関する問い合わせを受けることなく、職員の事務負担を軽減することができました。また、受験者に対して、それぞれマイページを作成し、管理者はそこにメッセージを送信するという連絡方法で、各受験者がメッセージを確認しているか管理者が把握できることから、合否結果を通知する手段として、十分な機能を有するシステムでした。実際に導入するにあたっては、様々な初期設定が必要でしたが、当市の採用試験内容を十分にご理解いただいていたNOMA総研様からしっかりとサポートを受けられたため、トラブルなく採用試験を実施することができました。

今後、期待することを教えてください。

令和3年度の採用試験は、現在実施中であり、Be-Smartという採用管理システムの評価は、採用試験がすべて終わった段階ですべきではありますが、事務職の受験申込者数が、昨年度の1.5倍になるなど、幅広く応募者を募りつつ、職員の事務負担の軽減を図りたいという初期の目的は十分に果たせるものと考えています。
今後も、さらに使いやすい採用管理システムになってほしいと期待しています。

導入サービス

今回お話をお伺いしたご担当者様のご紹介