サービス導入の成果
サービス導入のポイント
- 応募者数の増加と業務効率化を目指してBe-Smartを導入
- 筆記試験にテストセンター方式を導入し、応募者数が増加
- 業務効率化により職員のワークライフバランスが改善
紙での受験申し込みから採用管理システムを利用したオンライン受付へ移行、筆記試験もテストセンター方式を導入することで受験者の負担軽減と業務効率化を実現しました。結果、応募者数の倍増とワークライフバランスの改善にもつながった事例です。
Be-Smartを導入した経緯を教えてください。
令和2年度までは紙の申込書に手書きしてもらい、郵送で受け付けていました。しかし、申し込み内容の不備による書き直しや受験票などの書類未着に関する確認の方法が基本的には電話に限られており、受験者によってはなかなか連絡が取れないこともあります。これらのやり取りに無駄があり、何より紙の申し込みが切手代も含め、受験生の負担や手間になっているのではと感じていました。
応募者数も平成29年度くらいまでは一般行政職の上級と初級を足して100名以上いたのが、平成30年度以降から減少し始めて直近では合計で60名くらいまでに減ってきていました。やはり紙の申し込みだと面倒なのかなと思っていました。そこで、応募者数を増やしたい、そして業務効率も図りたいといった思いがありました。
筆記試験もSCOAテストセンター方式に変更されました。
もちろん、コロナ禍で集合して試験をする方法がどうなのかといった議論もありました。また、応募者数が減ってきており、受験しやすい方法にしたいとの思いもありました。ただ、私自身としては若い人の離職が増えてきていることに対して「あれ？」といった感覚がありました。一生懸命勉強して入職してもミスマッチを起こしたのかなと。やはり勉強だけではないですよね。いろんな調整をしないといけない、市民とのコミュニケーションもとらないといけない。そういった意味では従来の教養試験・専門試験を中心とした方式よりも、やはり人物を重視して選ぶといった方式にシフトしたいといった思いを持っていました。その中でも（筆記試験において）完全に教養的な部分をなくすのではなく、少しはその部分も見ようといった声も内部にはありました。これらを総合的に考えたときにSCOAが一番マッチしているのではないかとなりました。
導入に至るまでのハードルもあったのでは？
国指定名勝｢盛美園｣
はい、一番は予算ですね。ただ、トータルで見ると従来の方式と比べてもそこまで金額が高いわけではないですし、他社の同様のサービスと比較しても（NOMA総研のサービスは）割安感はありました。もちろん、コロナ対応で予算が付いたといった要因が最も大きいと思います。
あと、最後まで不安があったのはテストセンター試験の本人確認です。自分たちが実際にするのではないので本当に大丈夫だろうかといったことは内部でも心配していました。ただ、そこは信頼するしかないですし、既に他の自治体で実績があったことが支えになりました。
実際にご利用いただいて効果はありましたか？
テストセンターに関しては、我々は受験者の登録をしただけで、事務局としては本当に手間がかからなかったです。そして何より受験者が全国で受けられるといったメリットが大きいと思いました。一般行政職の上級だけで従来の倍以上となる90名を超す応募がありました。愛知県や大阪府など遠方の方も結構いましたし、県内出身者で東京の大学へ行っている人などはやはり受けやすいだろうなといった印象はありました。また、平川市や青森県に縁のない受験者もいました。市としても、市外県外からの移住や子育てに優しい街として中学生まで医療費無料などの定住に向けた施策を積極推進しているなかで、市内に住んでやる気のある方を募集しますといったことも募集要項にも書いていました。残念ながら最終的には合格しなかったのですが、一定の効果があったのかなと思います。
Be-Smartはいかがでしょうか。
やはり受検者との連絡方法がBe-Smartを使ったメールになったことが大きいです。今まで電話でしていたものがメールとなり、受験者へ確認するにしてもこちらからアクションが起こせます。添付ファイルも送れて、受験者への一斉案内もできる。それを見ているかどうかの確認ができ、そして見ていない人にだけ電話で確認する。そういった受験生との「つながり」が、かなり増えたことが一番の効果です。ただ郵送だけのつながりだけでは受験者も不安が大きいのだと思います。また、受験者をしっかりと知る機会が増えました。これまでは履歴書を機械的に見てチェックだけだったのが、志望動機や書いている内容をじっくりと見極められる時間ができたことは大きいと思います。
業務効率化が図れたということでしょうか？
平川市イクボス宣言
時間外労働が減り、私たちのワークライフバランスが改善されました。人口は減少していても市民の要望が多様化して仕事量はむしろ増えています。そのなかで働き方改革を進めていく必要があり、総務課としてもワークライフバランスの充実に取り組んでいるところです。我々としては県内市町村で初めて「イクボス※宣言」をしました。上司から率先してワークライフバランスを進め、働きやすい環境の整備に取り組んでいるということをアピールしているところです。
※イクボスとは、職場でともに働く部下のワークライフバランス（仕事と生活の両立）を考え、その人のキャリアと人生を応援しながら、組織の業績と結果も出しつつ、自らも仕事と私生活を楽しむことができる上司のことを指します。平川市では、市長をはじめとする管理職員全員が県内の市町村としては初となる「イクボス宣言」をしました。
そのPRをどのようにしていくかも今後の課題ですね。
近隣に比べると小さな市になりますので、市としては子育てのしやすい街として、職場としては働きやすい環境ですということをもっと発信して市の魅力度を高める。内定辞退者もそこまで一気に増えていませんが、内定辞退者を減らす、あるいは応募者をもっと増やすといった意味ではこのような市の魅力をどのように発信し、応募者に認知してもらうかが課題だと思います。それと、人物重視の方針に沿って面接回数を増やすことと、その精度を高めることも今後の課題です。
今回お話をお伺いしたご担当者様のご紹介
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総務部総務課
古川 昭仁 様 -
総務部総務課
芳賀 照貴 様
