受験者数の確保と業務効率化

サービス導入の成果

近年の採用試験に関する課題と直近の採用試験状況について伺えますか？

近年の課題は、昔と比べて応募者数がだいぶ減ってしまっていることです。応募者が増えるように筆記試験の時期を早めたり、辞退者を減らすために２次試験の日程を他市に合わせて調整したり、毎年、試行錯誤しています。応募者が少なくても優秀な人材を採用できれば良いのですが、応募者が少ない状況で、かつ辞退者が出てしまうと、採用自体ができなくなってしまうのが悩みでした。そこで、まずは分母となる応募者を増やそうと、今回初めて採用管理システムBe-Smartとテストセンター方式試験を導入しました。結果として、例年の倍くらいの申し込みがあり、導入して良かったと思っています。

試験方式の変更や応募受け付けの電子化をされましたが、実施してみて良かった点や感想はありますか？

下館祇園まつり

テストセンター方式にしたことで、試験会場や従事職員の確保について心配する必要がなくなり、担当職員の負担が軽減されたと実感しています。従来の筆記試験方式だと、応募者数は増やしたいものの、増えすぎると会場を確保できないというジレンマがありました。一方、テストセンター方式であれば、全国のテストセンターから応募者が都合の良い日時と場所を選べるので、採用側にとっても応募者側にとっても、利便性の高い方法だと思います。実際に、受験した方からも「試験日を選ぶことができるのでありがたいです」という声をいただきました。また、これまでは約20名の職員が土曜日・日曜日に出勤し、採用試験に従事していましたが、その必要がなくなった点も大きいです。災害時や荒天時の対応なども、担当職員としての「どうしよう」が随分なくなり、良かったと思います。

さらに応募受け付けについても、今までは手書きの申し込みで、受け付け後に内容のチェックや受験票の発行などが必要でしたが、この作業がBe-Smartで省略でき、事務軽減につながりました。

自筆の申し込み書類については、手書きならではの良さを重視する声もあると思いますが、この点について所感はありますか？

字が上手、下手というよりは、丁寧さや記入漏れの有無など、手書きの書類から参考にできるデータはあります。一方で、100通以上の申込書を開封して内容をチェックするのは、やはり負担でした。民間企業だとWebでの申し込みが主流だと思いますので、時代の流れに対応して変更することも必要だと感じています。

今後の課題を具体的に教えていただけますか？

辞退者を減らすことです。今回、1次試験をテストセンター方式で実施しましたが、合格しても２次試験に来ない方が一定数いました。受験生は無料で試験を受けますが、その費用は市が負担しているので、辞退されてしまうと、やはりダメージが大きいです。2次試験では集団討論を実施したものの、当日欠席もあり、グループ分けにも影響が出ました。受験しやすくて良いシステムだとは思う一方、課題もあると感じています。

次年度に向けて何か検討されていることはありますか？

ダイヤモンド筑波

今年度、初めてBe-Smartで申し込みを受け付けし、1次試験をテストセンター方式で実施したことで、職員の負担がかなり軽減されました。応募者側にも便利になったと思いますので、次年度以降も同じ方式で実施したいと考えています。また、3次試験のWebによる性格適性検査も利用して良かったと思います。3次試験受験者のみの実施でしたので費用も抑えられ、検査結果を面接試験に活用できました。次年度については、今年度の反省点を踏まえ、辞退者を減らすための取り組みを考えています。システムの機能も活用しながら、より良い方法を探っていきたいと思います。

今後PRに関して検討されていることはありますか？

応募者の多くは地元出身の方なので、まずは、市の広報紙やHPでしっかりPRしようと思います。それから、今回初めて筑西市の公式LINEで採用試験のお知らせをしました。よりたくさんの方に筑西市に興味を持ってもらえるように、SNSなども積極的に活用していきたいと考えています。

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